Implementando una nueva tecnología: retos a enfrentar y errores a evitar

“Nos encontramos en una época en la que el cambio contínuo y la mejora contínua se han hecho necesarios en las organizaciones. Poder estar actualizado y adaptarse a la velocidad en la que el mercado ha empezado a moverse requiere realizar cambios clave en la empresa. Se escucha constantemente cómo las organizaciones deben empezar con la transformación digital y empezar a afrontar todos los retos que esto trae. Uno de los principales cambios clave es la implementación y el uso de nuevas tecnologías en la organización.”

Poder implementar una nueva tecnología en la empresa no es un proceso sencillo. Existen diversas variables que se deben tomar en cuenta sobre todo en la toma de la decisión de cuál de todas las alternativas existentes en el mercado es la que se adecúa mejor a las necesidades de la organización. Es claro que una decisión como esta no puede tomarse a la ligera, de hecho existe una gran cantidad de retos que afrontar, pues una decisión que no contempla factores críticos dentro de la organización puede traer consecuencias negativas que impactan no solo económicamente sino también con el cumplimientos de los objetivos estratégicos de la empresa.

Entre los principales retos que afrontamos al tomar una decisión de esa envergadura es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Tener claramente identificada la necesidad real de la organización.
  • Definir qué áreas y procesos dentro de la organización están involucrados y el impacto que puede generar en cada uno de ellos.
  • El tiempo que tenemos para implementar esta nueva tecnología.
  • El equipo disponible en la organización con las habilidades requeridas y las necesidades de escalamiento en el futuro.
  • El dinero con el que contamos para la adquisición de la tecnología y los procesos involucrados en la implementación.

 

A partir de estos puntos podemos dar el primer paso para empezar a tomar una decisión hacia lo que realmente necesita la organización. Sin embargo, existen otros factores que también son importantes que en la mayoría de veces pasan desapercibidos en las organizaciones debido a una falta de experiencia en la adquisición e implementación de nuevas soluciones. Existen errores comunes que suelen salir a la luz cuando el proyecto ya está en curso y en mucho de los casos ya es tarde para retroceder.

Es por ello, que es recomendable tomar en cuenta que las organizaciones están conformadas principalmente por personas que comparten un mismo propósito y que cada empresa tiene una cultura organizacional que la caracteriza, asimismo esta viene acompañada de procesos internos que pueden ser ágiles o no. Tener en cuenta estos factores permite que la toma de la decisión de la implementación de una nueva tecnología tenga más probabilidades de ser la adecuada ya que incorpora temas como:

  • La resistencia al cambio en la organización
  • Involucramiento y participación de las áreas
  • Acuerdos y negociaciones entre las personas clave y líderes en la organización
  • Educación y comunicación.

 

Estos puntos suelen ser aquellos que los decisores obvian y finalmente son parte de los  errores más comunes que resaltan al momento de implementar una nueva tecnología. Poder ser conscientes de estos criterios, realizar un análisis detallado de la organización y tener un entendimiento de las limitaciones culturales que tenemos será claramente un criterio de evaluación importante al momento de tomar un decisión.

Si bien se mencionaron algunos aspectos más comunes es importante tener en cuenta que cada organización es distinta y existe un gran variedad de factores que pueden impactar de forma negativa si no hacemos una evaluación 360 sobre nuestra empresa. Es por ello, que existen alternativas para poder mitigar el riesgo en mayor medida ya que muchas veces dentro de la organización somos los árboles de un gran bosque y poder tener una visión panorámica pueda ayudarnos a ver la realidad.

 

Una de estas alternativas es involucrar una empresa consultora, es decir, un tercero que no sea parte del bosque y que cuente con las herramientas adecuadas para poder ayudarnos. El rol de una consultora va más allá que un buen consejo ya que la experiencia y la información que pueda brindarnos es una inversión que nos evitará pérdidas que pueden impactar negativamente a la empresa. Normalmente las consultoras son especializadas y cuentan con un equipo experimentado por la diversidad de proyectos y casos a los que se enfrentaron. La mayor parte de las veces ya han lidiado o visto un caso similar al nuestro lo que les permite brindarnos recomendaciones con un sustento válido y sólido.

Poder implementar una nueva tecnología en la organización presenta grandes retos a nivel de gestión y de toma de decisiones, pero es importante también considerar aspectos como la cultura organizacional que tiene la empresa. Factores como la identificación de la necesidad, las áreas involucradas, el impacto organizacional así como el temor al cambio son algunos de los criterios que se deben evaluar. Sin embargo, poder tener una visibilidad clara sobre nuestra organización puede ser retador ya que somos parte del día a día y es por ello que involucrar a un consultor puede brindarnos una perspectiva diferente y clara para una toma de decisión adecuada.

 

Escrito por Luis Rosales, Head del Chapter de Tecnología.

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