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En esta era digital, las automatizaciones se han convertido en una herramienta indispensable para empresas que buscan mantenerse competitivas y eficientes. En Neo Consulting no somos la excepción. Durante este año, la implementación de tecnologías avanzadas ha revolucionado la forma en que Neo opera; resultando en ahorros significativos de tiempo y costos; y elevando el estándar de eficiencia y calidad en sus servicios.
La Automatización en Neo Consulting
Durante el último año, hemos logrado implementar 28 soluciones automatizadas, logrando un ahorro de +1,200 horas anuales. Estas automatizaciones han sido posibles gracias a la adopción de tecnologías de vanguardia como la Inteligencia Artificial Generativa, las integraciones con otros servicios como el API de GPT, PhantomBuster o GCP, y desarrollos personalizados. Estas herramientas no solo han mejorado la eficiencia, sino que también nos han permitido ofrecer servicios más personalizados y de mayor calidad a sus clientes.El impacto de las automatizaciones en nuestras áreas
1. Talento y Cultura
En el chapter de Talento y Cultura, la automatización ha tenido un impacto significativo. Uno de los proyectos más destacados fue el sistema automatizado para enviar correos de retroalimentación a los postulantes. Este sistema que personaliza los mensajes según las observaciones del reclutador, ha resultado en un ahorro sustancial de tiempo y recursos, reduciendo hasta 30 horas mensuales de trabajo manual.
2. Proyectos
En nuestra área de Proyectos, se introdujo una innovación utilizando Google Calendar para monitorear y segmentar las horas dedicadas a diferentes proyectos mediante códigos específicos. Este enfoque ha mejorado significativamente la precisión en la asignación de horas y optimizado la gestión del tiempo de los consultores a la vez que se logró reducir los índices de errores en un 80% al momento de generar los reportes mensuales de horas.
3. Operaciones y finanzas
Para el área de Operaciones y Finanzas se realizó una automatización de pagos a proveedores y gestión de devoluciones. Se desarrolló un sistema que facilita la introducción de solicitudes de pago y devoluciones. Este sistema automatiza el proceso de aprobación, enviando notificaciones a los responsables para su validación y, una vez aprobado, informa al equipo de operaciones para proceder al pago. Esta automatización ha centralizado y mejorado el control de todos los pagos, que anteriormente se manejaban a través de múltiples correos electrónicos, ofreciendo así una solución más eficiente y organizada. Este cambio ha resultado en una reducción de casi 7 horas mensuales en la revisión de correos.
Beneficios y Retos de la Automatización
La automatización en Neo ha traído múltiples beneficios como tener una eficiencia mejorada, ahorro significativo en costos, y una mayor precisión en los procesos. Sin embargo, no ha estado exenta de desafíos. La integración y el uso de nuevas tecnologías requirió una curva de aprendizaje y adaptación tanto para los Neos, como para los sistemas existentes. Sin embargo, estos desafíos se superaron con éxito, demostrando la importancia de un equilibrio entre la tecnología avanzada y el talento humano. A continuación se muestra un detalle de lo obtenido.Eficiencia Mejorada:
- Ahorro de tiempo: La implementación de 28 soluciones automatizadas, logrando ahorros significativos de más de 1,200 horas anuales.
- Servicios personalizados y de mayor calidad: Uso de tecnologías de vanguardia para ofrecer servicios más adaptados a las necesidades de los clientes.
Desafíos:
- Curva de aprendizaje y adaptación para el personal y sistemas: La integración de nuevas tecnologías requirió una adaptación tanto del personal como de los sistemas existentes.
- Integración de diversas tecnologías: Debido a que no siempre los consultores trabajaron con las nuevas tecnologías, existieron dificultades en la integración de herramientas como inteligencia artificial generativa, APIs y desarrollos personalizados.
- Gestión del cambio en la cultura organizacional: Se tenía que ajustar la cultura de la empresa para abrazar la automatización y las nuevas tecnologías.
- Mantenimiento y actualización continua: Existieron varias dudas y aprendizajes en poder mantener y actualizar las soluciones automatizadas para garantizar su eficacia continua.
Estrategias para Superar Desafíos:
- Capacitación continua: Los equipos realizaron investigaciones y pruebas para familiarizar al personal con las nuevas tecnologías y trabajar sobre ellas.
- Actualización de sistemas y procesos: Nos aseguramos de primero ajustar y preparar los sistemas para que estos sean compatibles con las nuevas tecnologías.
- Fomentar la colaboración y el feedback: Promovimos la colaboración entre áreas y recogimos feedback para ajustes continuos.
- Gestión proactiva del cambio: Realizamos estrategias y eventos de divulgación para facilitar la transición hacia una cultura más centrada en la automatización.
Conclusión
La implementación de soluciones de automatización en Neo Consulting ha demostrado ser un gran éxito, destacando el ahorro de tiempo y costos, y mejorando significativamente la eficiencia operativa. Estos avances no solo han beneficiado a la empresa, sino que también han establecido un nuevo estándar en la prestación de nuestros servicios y procesos internos. Mirando hacia el futuro, la automatización continuará siendo un pilar fundamental en nuestra estrategia, impulsando la innovación y manteniendo a la empresa a la vanguardia de la transformación digital.
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